「電話はムダ!メールにしろ!貴重な時間を奪うな!」が『仕事の効率』を下げるケースを考える。

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どうも!『非』効率的な仕事ぶり、充実した私生活…ライフクリエイターです!

仕事の効率を追い求めてるビジネスパーソンのみんな〜?電話や直接会って仕事内容の伝達をするのは「すべて時間のムダ」って思ってない?

ふふふ(笑)じゃあ質問です!

あなたはすべてのメールの文章から仕事内容の本質まで見抜けますか?

…見抜けない。…本質からずれるの。

メールから拾った情報通りに仕事してごらん!自然と修正点が増えるから!

『正しい仕事の効率化』知りたくない…?

『仕事の効率化』は相手のレベルによって柔軟に変えるの!だって、あなたのまわりには何人の社員がいると思ってるの?

…35億!

こんにちは。りむです。出だしからふざけ倒してごめんなさい。

今日はブログを書いている人たちの中で物議を醸し出している「『電話・直接会って話す』は時間のムダ!」論争に、過去の社会人経験を振り返りながらこの身を投じてみようと思います。

相手の貴重な時間を奪うな!『ムダな時間の例』を肯定してみた!

ここ最近の『働き方の変化』は目覚ましいですね。もう、効率を求めれば求めるほどに切ない距離を感じてるマイハート。仕事の効率化に神経を注いでいる人の気持ち、それは『恋』なんですと囁くよ?ギブミースマイルシャインデー、急に澄まさないでー。

ちょっと、ここからマジメになりますね。

巷で物議を顔し出している内容って、

  1. 電話によって無条件で自分の時間を奪うな!
  2. メールで済むような伝達事項(会議の日程・時間の伝達など)を電話してくるな!
  3. 『簡単な報連相』を直接伝えることで時間を奪うな!

あたりですか?掘り下げたらもっとあると思うんですが、キリがないのでこれくらいにしておきましょうか。

それでは、まずはこの内容を『肯定』してみましょう。

ムダ①:電話によって無条件で自分の時間を奪うな!

「こないだ言ってた件なんですけど…」

ミーティングで共有された内容。もちろん資料も配布されていて、それを見れば仕事の内容だったり、自分が取るべきアクションは書かれている。あえて、確認する必要はない。

でも、不安に思うことだってありますよね?「これ、本当にこうやればいいのかな…?」って。わかります。でもね、それってわざわざ電話で確認してくる必要ある?っていうか急ぎ?

メールで一言「こないだの共有事項の◯◯の部分が、〜であってるのかわからなくて確認したんですけど、△△ってことであってますか?お時間ある時に返信もらえると助かります!」ってメール送ってくれればいいのに。わざわざ電話で確認する内容じゃなくない?

ってこと、よくあります。なぜ…なぜこの時間に電話なんだ?もっと遅い時間でもよくないか?っていう、ね。

それでも、要件が終わって終了ならいいんです。まだいいんです。

「っていうかこないだのミーティングの◯◯の時間、ムダじゃなかったですか?あんなの個別に確認すればよくないですか?」

…うん。いま、ぼく忙しいんだけど?やることあるんだけど?

グチ聞いてる暇ないんだけど。いや、聞くよ?聞くけどさ、今じゃなきゃダメ?仕事の手が止まっちゃってるんだけど…。

頼むからぼくの貴重な時間を奪わないでくれ!いま、この瞬間にやらなきゃいけないことがあるんだ!

っていうか、それぼくじゃなくて、もっと上の人に確認したほうがよくないか?一応、役職的には同列なんだけど…。

ムダ②:メールで済むような伝達事項を電話で連絡してくるな!

「次の会議、◯日の◯時から、第◯会議室で大丈夫ですか?」

とか、メールでいいよね。うん、メールすら返信が面倒くさいな。Googleカレンダーで会議のメンバー全員のスケジュール見て、空いてる時間にぶち込んじゃえば話早いよね。

それでカレンダーの詳細に『議題』と『事前準備物』入れておいてくれたらいいよね。っていうか、本当に会議って必要?

「走り始めたばかりの『新規案件』でアイデア絞り出したいからッブレストやるよ!」っていう話なら、メンバー集合してアイデアを出し合うっていう会議も大事だけど、仕事の行程が決まってる案件だったらさ、

  • ラフ案提出
  • 修正期間
  • 上司チェック
  • 最終チェック
  • リリース

みたいなおおまかな流れをカレンダーに同期しておけばいよね?それ見て進捗確認すればいいし。わざわざスケジュール感を確認する『だけ』の電話や会議は必要ない。

社会人で一番ムダだなって思ったのが、営業報告の会議。飲食時代なんだけど、

  • 予算と現状の差は?
  • なんで売り上げ上がってないの?
  • 売れよ!

みたいな『数字の確認』と『結果の追求』のみで終わる店長会議。そんなのさ、毎日売り上げ報告送ってるんだから見ればわかるよね?で、売り上げが上がってない理由を聞いてどうするの?糾弾して終わり。「具体的な現状改善策は自分で考えろ!」と。なんのための会議出席だよ。マジでムダだった。

「だったら、お前が店舗こいよ現状把握しろよアドバイスしろよ部長だろ?それやらずに会議で『どうすんだ』って、この時間店舗戻ってビラ配り行ったほうが有益だわ。マジで時間返せよ」ってナマイキにも20代前半のぼくは思ってたよ。

ムダ③:『簡単な報連相』を直接伝えることで時間を奪うな!

「さっきメールで指示受けた件ですが、全件対応完了しました!」

うん、がんばったね!でも、それ電話かけてこなくていいよ?メールでの報告でいいよ?ってメールに入れてなかったっけ>あっ、入れてなかった…。

このケースはぼくのミスです。『報告はメールで』と入れてなかったので。

でもね、勘のいい人はメールで返信くれるんだ。っていうか、ほとんどの人がね、「なんだよ差し込みかよ。今やらなきゃいけないのかよめんどくさいな」って思ってて、対応したらめんどくさいからメールで「完了です」って送ってくるんだ。

それでいいわけで。こちらは『やったかやってないか』の把握さえ出来ればいいわけで。わざわざ電話かけてこなくてもいいんだぞ?

…もしかして寂しくて電話してきた?だったらさ、仕事とは別に飲みに行こうよ!

簡単な報告ほど、なぜか電話でしてくる人が多い、大事なことはメールで、しかも終業時間間際なのに(笑)わかるよ!クレームに近いような案件とか、報告しづらい内容は終業間際にして、そのまま退社っていうのがベストだからね(笑)

でもね、単純な報告のほうが電話でいらないよ?もしかして、電話でこっちの様子を伺ってる?

むしろ非効率じゃない!?『ムダな時間の例』を否定してみた!

次は視点を変えて『ムダな時間の例』を否定してみましょうか。紐解いていくと、状況・相手の力量によっては、必ずしも『ムダな時間』ではないってことが見えてきます。

非効率①:「何が言いたいのかわからねぇ…」すべてメール連絡の方が時間を奪われる…

簡単な報告は、メールで十分。というか、報告なくてもこちらから「あれどうなってる?」ってメール送るので、返信してもらえればOKです。(まぁ、こちらから確認するっていう時点で問題なんだけど…)

簡単な報告だけなら、ね。

たまにね、報告の中に「◯◯の件は完了しました。で、その後なんですか△△と言った場合に、〜をやりたいと思うのですが、どうでしょうか?」っていう相談がついてるのね。

いいんだよ!もっと相談して!

でもね、メールに書かれている相談内容がよくわからない時があるの。「ん?で、結局何がしたいの?なんのために?」っていうことを聞き直さなきゃいけない。

はじめはメールで確認するんだけど、段階を追っていくとね、話がどんどんそれていくのね。

結局、電話で「さっきの内容、よくわからないんだけど…?」って話を聞くことになる。最悪、直接話を聞きに行って、どういうことが説明してもらうこともある。

これって、かなり非効率だよね?

ぼく自身も上司に「何が言いたいのかわからない」ってなんども言われたことがあります。

結局メールでは伝えきれなくて、電話したり直接説明しに行ったり…って二度手間じゃん!!

これは『相手と自分のレベルの差』が大きいと起こりうる事象です。目線・視点が違うから、文面で捉えられる内容に差が生まれるんだよね。

レベル差がある人と接する場合は、メールよりも電話・直接のほうが時間コストがかかりません。

非効率②:「で、その会議何するの?」日程と時間『だけ』知らされても困るんだけど…

本当に『簡単な報告』しかしてこないパターン。

いいんだよ?いいんだけど…。確かに『簡潔に』って伝えたのはこっちだから。でもさ、会議の内容とか事前に知らせてくれないと、その時間がムダになて二回目の会議をしなきゃいけなくなるんだけど…。

だから、結局メールで返信するのね。

「今回の会議の議題ってなに?」

って。するとね、

「すみません。把握してないっす!」

って。うん、ごめん。ぼくが悪かった。ちゃんとそこまで確認して伝達するように伝えてなかったぼくが悪いよね。

結局、会議の内容、自分で確認しちゃったよ。これって、間にあなたを挟んだ意味皆無だよね。メールいらなかったよね。直接聞いたほうが早かったよね。電話で。

非効率③:「それ『緊急案件』なんだけど?」すべてメールによる弊害…

「◯◯の案件なんですけど、いまこういう状況で問題が起きてます。◯分後までに対応しなければ間に合わないようです」

うん、ありがとう。助かるよ、その報告。…でも、なんでメール?それ30分後とかに対応しなきゃいけないんだよね?

確かにね、電話が繋がらなくて、でも緊急で…ってときのメールはわかるよ?ただ、いきなりメールって…。移動中だったら確認できないこともあるし、メール見た時はすでにタイムリミットすぎちゃってるなんてことも。

うん、いいんだよ。ぼくが状況を把握できてなくて、問題起こしちゃただけだから。本当は事前にぼくが状況を把握して、問題が起きないように指示しなきゃいけなかったんだよね。ごめんね。

でもさ、一本電話欲しかったな…。緊急の時は緊急の連絡の仕方があるって知ってて欲しかったな…。

【結論】『すべてメールで』は自分と相手が同レベルで、はじめて成り立つ!

『すべてメールで』っていうのは結構危険なんですよ。何でもかんでもメールでいいやって思っちゃう人もいるし。直接言いづらいクレームとか、メールだったら報告しやすいよね?でもさ、緊急だったら間に合わないんだ。機会損失になっちゃうんだ。

それにね、文面って同じレベルの人しか理解できない可能性があるんだ。ハイレベルな領域にいるホリエモンさんとかひろゆきさんとかだったら、メールで意思疎通できると思うけど。

きっとね、ホリエモンさんがぼくにメールで何か送ってきても、ホリエモンさんの言いたい本質はぼく理解できないよ?

それにね、ぼくがホリエモンさんにメール送っても、きっとホリエモンさんはぼくの言いたいことの本質を理解できないよ?

そんなもんなんだよね。結局、同じレベルでしか共有できない本質だからさ、直接話すっていうのはこれからも大事なツールだと思うんだ。相手の温度を見ながら話を展開できるから。「あれ、理解してないっぽいな…」って気付けるのは電話と直接だけ。メールだとできない。

だから、ぼくは電話と直接を大事にしてます。

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